기타기능
1. 인덱스 재생성
본 프로그램을 사용하는 중, 갑작스럽게 시스템이 다운되거나 정전 등으로 본 프로그램에서 사용하던 각 자료파일들의 인덱스가 망가지는 경우가 있습니다.
인덱스가 망가지면 자료의 정렬이 지정하는대로 작동하지 않습니다. 그리고 입력했던 자료가 보이지 않는 수가 있고, 같은 자료가 무차별로 반복되어 나타나는 경우도 있으며 프로그램 시작시에 무슨 에러가 나타나기도 합니다.
이때에는 [파일]메뉴의 [인덱스 재생성]을 선택하면 인덱스를 다시 만들며 정상으로 돌아갑니다.
2. 파일 다이어트
본 프로그램에서 인명자료나
일정/금전자료 등을 일부 삭제하게 되면 그 자료는 자료파일에서 삭제되는데 실제로는
완전삭제되지 않고 삭제표시만 하게 됩니다.
이렇게 삭제표시된 자료가 많아지면
필요없은 부분 때문에 속도가 느려지기도 하고, 용량만 차지하게 됩니다.
이때에는 [파일]메뉴의 [파일 다이어트]를 선택해주면 삭제표시된 자료를 완전삭제하고 파일을 재정리해줍니다.
3. 데이터 초기화 (완전 삭제)
자료의 목록에서 자료를 하나 하나 삭제하는 것이 아니라 한꺼번에 모든 자료를 완전히 삭제해 버리는 기능입니다.
[파일]메뉴의 [데이타 초기화 (완전 삭제)]를 선택해주면 어느 자료를 완전삭제할 것인지 선택하는 화면이 나옵니다.
삭제할 자료를 선택하고 [삭제 시작]단추를 클릭하면 됩니다.
4. 일괄 수정/입력
인명자료들에 대하여 일일이 한사람 한사람의 자료들을 수정하기보다 일괄적으로 수정하거나 추가입력해야 할 경우에 이 기능을 이용합니다.
[찾아 모으기]나 [맘대로 선택], [분류별로 모으기]를 이용하여 오른쪽의 목록에 원하는 사람들만 나타났을 때, 이 기능을 실행하면 목록에 나타난 사람들만을 대상으로 일괄적인 작업을 수행합니다.
[기능]메뉴의 [일괄 수정/입력]메뉴를 선택하면 새로운 화면이 나타나고, 수정혹은 입력할 대상이 되는 필드명을 지정하는 란과 수정(입력)할 내용을 입력하는 란이 나타납니다.
숫자필드를 제외한 모든 필드를 대상으로 할 때에는 기존의 문자들을 교체할 것인지, 앞에다 새로 입력하는 문자들을 삽입할 것인지, 뒤에다 추가할 것인지 선택할 수 있는 첵크란이 있습니다.
날짜항목을 대상으로 할 때에는 오른쪽의 달력단추를 클릭하여 달력을 불러서 손쉽게 입력할 수 있습니다.
대상필드가 숫자필드가 아니라면 기존문자들 가운데 특정문자를 새로운 문자로 교체할 수 있습니다. (예를 들어 '길동'이라는 문자가 발견되면 모두 '철수'로 교체한다) [내용교체]에 체크하고 입력란에 기존문자=>새문자 를 입력하면 됩니다. 예를 들어 기존 문자 가운데 [.]을 [/]로 바꾸려면 .=>/ 를 입력하면 됩니다. ( '=>' 은 키보드에서 '=' 문자와 '>' 문자를 입력한 것입니다.)
위 그림과 같이 지정하면 메인 화면의 오른쪽의 인명목록에 나타난 모든 자료에서 성명필드를 검색하여 '길동'이라는 문자가 발견되면 모두 '철수'로 교체합니다.
위 그림과 같이 지정하면 메인 화면의 오른쪽의 인명목록에 나타난 모든 자료의 직장명필드의 내용에 '(주)'라는 문자를 앞에 추가하여 입력해줍니다.
숫자항목을 대상으로 할 때에는 기존의 숫자들을 지우고 새로운 숫자로 교체할 것인지, 기존 숫자와 계산하여 입력할 것인지 선택할 수 있습니다.
'기존수와 합산'을 선택하고 숫자입력란에 '-10'을 입력하면 기존 숫자에서 10을 뺀 숫자를 기록합니다.
위 그림과 같이 입력하면 메인 화면의 오른쪽의 인명목록에 나타난 모든 자료에서 나이 필드의 숫자를 1 만큼 감산하여 일괄입력합니다.
5. 일괄 삭제
인명자료들에 대하여 일일이 한사람 한사람의 자료들을 삭제하지 않고 일괄적으로 한꺼번에 삭제하는 기능입니다.
[찾아 모으기]나 [맘대로 선택], [분류별로 모으기]를 이용하여 오른쪽의 목록에 원하는 사람들만 나타났을 때, 이 기능을 실행하면 목록에 나타난 사람들만을 대상으로 일괄적인 삭제작업을 수행합니다.
[기능]메뉴의 [일괄 삭제]를 선택하면 됩니다.
입력된 자료가 한꺼번에 삭제되는 작업이므로 각별히 주의하여 사용하여야 합니다.
6. 중복자료 검색
입력된 자료에서 성명이 같거나 전화번호가 같은 인물을 찾을 필요가 있을 때가 있습니다. 이때에 이 기능을 이용하면 편리합니다.
[기능]메뉴의 [중복 자료 검색]을 선택하면 아래와 같은 화면이 나타납니다.
먼저 어느 필드을 검색할 것인지 지정하신 후, 아래의 선택란을 선택하고 [확인]단추를 클릭하십시오.
성명이 같은 사람을 찾아내려면 기준 필드에는 '성명'을 선택하시고, 전화번호가 같은 사람을 찾아내려면 '전화번호'를 선택하십시오.
중복되는 자료를 일단 메인 화면의 오른쪽 목록창에 모은 후에, 자료를 보면서 삭제할 것은 삭제할 생각이면 선택란의 위의 것을 선택하십시오.
중복자료를 목록창에 보여줄 때에는 중복되는 자료를 모두 보여주는 것이므로 목록의 모든 자료를 '일괄삭제'기능으로 일괄삭제해 버리면 안됩니다. 중복자료 중 유일한 하나를 남기려면 중복자료 가운데 하나씩은 남기고 삭제해야 합니다.
중복자료 검색 상태를 벗어나서 모든 자료가 나타나는 상태로 돌아가려면 상단의 [모두 보기]단추를 클릭하면 됩니다.
7. 부속파일 재생성
메뉴선택형 필드를 대상으로 하는 기능입니다.
메뉴선택형 필드는 필드입력란에 입력하게 될 단어나 내용을 미리 저장해두었다가 입력작업시에 메뉴형태로 팝업창문이 나타나면 그 가운데 하나를 선택하여 입력하는 입력작업이 편리한 필드입니다. (예를 들어, 취미 필드가 메뉴선택형 필드라면 미리 '영화감상' '축구' '꽃꽂이' '분재' '서예' '컴퓨터게임' .... 등을 입력저장해두면 취미 필드를 입력할 때에 미리 저장해둔 위의 단어들이 메뉴와 같이 팝업창으로 나타나므로 그 중 하나를 선택하여 엔터키를 누르거나 마우스로 더블클릭하면 됩니다.) 아래 그림은 통신망 필드에대하여 입력작업을 하는 순간에 팝업창이 떠오르면서 미리 저장해둔 '하이텔' '천리안'.... 등의 단어가 선택을 기다리는 화면입니다.
하지만 반드시 팝업창에서 선택하여 입력하지 않고 직접 입력란에 타이프하여 입력해도 됩니다. 그러므로 입력된 자료에는 미리 저장해둔 단어들 외의 내용이 저장된 자료도 있을 수 있습니다.
혹은, 다른 파일을 가져와서 합치기를 한 경우에도 위와 같이 메뉴에 미리 저장되지 않은 단어나 내용이 많이 있을 수 있습니다.
이때 이 기능을 이용하면 입력된 모든 자료를 검색하여 미리 저장되지 않은 새로운 단어나 내용이 있으면 자동으로 등록 저장해줍니다.
[기능]메뉴의 [부속파일 재생성]메뉴를 선택하면 됩니다.
1. DBF 가져와서 합치기
본 프로그램이나 타 프로그램에서 만든 DBF (데이타베이스파일) 를 현재 사용하고 있는 인명자료파일로 가져와서 합치는 기능입니다.
[파일]메뉴의 [파일 가져오기]-[DBF 가져와서 인명자료에 합치기]를 선택하면 아래와 같은 화면이 나옵니다.
위 화면에서 빨간 사각형 부분의 [파일 재지정]단추를 클릭하면 가져올 파일을 불러오기하는 대화 상자가 나타나는데 처음에는 자동으로 파일 불러오기 대화 상자가 나옵니다.
불러와서 합치기할 수 있는 파일은 확장자가 dbf 인 파일입니다. 확장자가 DB 인 파일이나 그외의 파일은 불가능합니다.
파일을 열기하면 화면은 아래와 같이 전환됩니다.
위 그림의 빨간 사각형 부분에 필드명을 배정합니다. 각 세로줄(필드)을 현재 데이터 파일의 어느 세로줄(필드)로 붙이기 할 것인지 지정하는 것입니다.
빨간 사각형 부분에 선택막대를 두고 엔터키를 누르면 아래와 같이 현재 데이터 파일의 필드이름들이 나타납니다. 그 가운데 하나를 선택하여 주면 됩니다.
붙이기 하지 않을 필드는 필드명을 배정하지 않습니다. 필드배정이 완료되면 [시작]단추를 클릭합니다. 클릭하면 아래와 같이 확인질문이 나타납니다.
[Yes]단추를 클릭하면 진행과정이 나타나면서 [붙이기 완료]메세지가 나타날 것입니다.
2. 인명관리 V2 파일 가져와서 새파일로 구성하기
[파일]메뉴의 [파일 가져오기]-[인명관리 V2 파일 가져와서 새파일로 구성하기]를 선택하면 아래와 같은 화면이 나타납니다.
빨간 사각형 부분의 단추를 클릭하면 아래와 같은 화면이 나타납니다.
오른쪽 아래의 Drives 와 왼쪽 빨간 사각형 부분에서 인명관리V2 가 설치되어 사용되던 디렉토리를 찾아갑니다. 올바르게 찾아가면 오른쪽 빨간 사각형 부분에 people.exe, people.dbf, __field.dbf 파일 등이 보일 것입니다. 찾았으면 [OK]단추를 클릭합니다.
빨간 사각형 부분에 '인명V2' 등과 같이 새로운 디렉토리 이름을 지정해줍니다. 인명관리V2 의 자료는 지정하는 새로운 디렉토리에 본 프로그램이 사용할 수 있게 재구성되어 복사저장됩니다.
그리고 그 아래 관리자 패스워드와 파일의 작성자, 전화번호를 각각 입력합니다.
관리자 패스워드는 가능한 4-8자의 숫자로 입력해주시고, 반드시 외워두셔야 합니다. 만들어질 파일을 사용할 때에는 언제나 필요하며 백업파일을 만들어 저장해두었다가 다음에 백업파일을 되살려 사용하려고 할 때에도 패스워드를 모르면 그 파일을 열 수 없게 됩니다.
작성자 이름과 전화번호는 프로그램 사용중에는 사용되지 않습니다. 혹시 패스워드를 잃어버렸을 경우 파일의 주인을 가려낼 필요가 생기면 사용될 정보입니다.
입력되었으면 [시작]단추를 클릭하면 변환작업이 이루어집니다. 약간 복잡한 화면들이 지나가지만 변환하는 작업이 진행중이니 당황하실 필요없습니다.
변환이 완료되면 인명관리V2 파일을 불러올린 상태가 됩니다.
본 프로그램에서 사용하는 인명자료와 일정자료,금전자료를 다른 프로그램에서 사용할 수 있도록 별도의 파일로 뽑아낼 수 있습니다.
[파일]메뉴의 [파일 보내기]메뉴 아래 3개의 메뉴가 있습니다.
이 가운데 [인명자료를 DBF 로 보내기]를 선택하면 아래와 같은 화면이 나옵니다.
이 화면에서 파일이름을 지정해주고 [저장]단추를 클릭하면 위 화면에서 지정한 저장위치에 지정한 파일이름으로 현재 사용중인 인명자료들이 저장됩니다.
저장된 이 파일은 엑셀에서 불러오기하면 그 내용을 모두 볼 수 있고 수정할 수 있습니다.
본 프로그램에서 저장된 인명자료들을 MS 엑셀에서 불러오기하여 사용할 수 있고, 또 엑셀로 저장된 인명자료파일을 본 프로그램에서 가져와서 사용할 수 있습니다.
1. 먼저 본 프로그램의 인명자료를 MS 엑셀로 보내기
본 프로그램의 인명자료를 MS 엑셀에서 불러올리는 방법은 두가지가 있습니다.
첫째는 본 프로그램에서 현재 사용중인 인명자료를 별도의 파일로 뽑아내주면 그 파일을 엑셀에서 불러올리는 방법이고, 둘째는 현재 사용중인 인명자료 파일을 그대로 MS 엑셀에서 불러올리는 방법입니다.
첫 번째 방법은 엑셀에서 수정하고 저장하여도 본 프로그램과
무관하지만 엑셀에서 위험부담없이 맘대로 수정할 수 있습니다.
두 번째 방법은 위험부담이
있지만(아래에서 설명합니다.) 엑셀에서 수정하고 저장한 것이 즉시 본 프로그램에서
적용되어 나타납니다.
A. 첫 번째 방법 (별도의 파일로 인명자료를 뽑아내어 엑셀에서 불러올리는 방법)
먼저 본 프로그램에서
엑셀이 사용할 수 있는 파일을 만들어내서 엑셀에게 파일을 보내주어야 하는데
위의 파일보내기를
참고하여 사용중인 인명자료를 파일로 뽑아 내어 저장하면 됩니다.
[파일]메뉴의 [파일 보내기] - [인명자료를 DBF로 보내기]를 선택하고 아래와 같이 이름을 지정하여 저장합니다.
MS 엑셀을 실행하여 [파일]-[열기]를 선택하여 열기대화상자가 나오면 파일형식을 'dBase 파일'로 바꾸고, 위에서 뽑아내어 저장된 파일이 있는 디렉토리를 찾아가서 저장된 파일을 열기합니다.
파일이 열려지면 엑셀에서 맘대로 수정 편집할 수 있습니다.
B. 두 번째 방법은..... (본 프로그램이 사용하고 있는 파일을 바로 엑셀에서 불러올리는 방법)
일단 본 프로그램을 종료해야 합니다. 다른 컴퓨터에서 현재 자료 파일을 사용중이라면 그 컴퓨터에서도 본 프로그램을 종료해야 합니다.
그리고 엑셀을 실행하여 [파일]메뉴의 [열기]를 선택합니다. 열기대화상자가 나오면 파일형식을 'dBase 파일'로 바꾸고, 사용하던 인명자료 파일이 있는 디렉토리를 찾아가서 People3.dbf 파일을 열면 인명자료를 모두 볼 수 있습니다.
하지만 열려진 people3.dbf 파일을 맘대로 수정하고 저장하면 본 프로그램에서 수정된 people3.dbf 파일을 사용할 수 없게 됩니다.
수정하고 저장할 때에는 주의점이 있습니다.
a. 컬럼(세로열)의 가로폭을
조절하면 안됩니다. 데이터파일의 필드길이가 변합니다.
b. 컬럼(세로열)을 추가하거나
삭제하면 안됩니다. 데이터파일의 필드구조가 변합니다.
c. 1번 행의 내용을 수정하면
됩니다. 데이터파일의 영문필드명이 변합니다.
d. A열의 내용을 수정하면 절대
안됩니다. 본 프로그램이 내부적으로 사용하는 코드가 엉망이 되어 많은 자료들을
잃게 됩니다.
e. 저장할 때에는 파일 형식을 DBF 4 (dBase IV) 혹은 DBF 3 (dBase
III) 형식으로 저장해야 합니다.
f. 엑셀에서 저장후 다시 본 프로그램에서 그
파일을 열었을 때에는 반드시 [파일]메뉴의 [인덱스 재생성]을 실행해주어야 합니다.
엑셀에서 저장하였으면 일단 엑셀을 종료하고 본 프로그램을 실행하면 엑셀에서 수정한 내용이 적용되어 있을 것입니다. 하지만, 먼저 [파일]메뉴의 [인덱스 재생성]을 실행해주어야 합니다.
2. MS 엑셀 파일을 본 프로그램으로 가져오는 방법
본 프로그램이 MS 엑셀파일을 가져오는 것은 MS 엑셀 파일의 내용을 본 프로그램의 현재 사용중인 데이터 파일로 가져와서 붙이기 하는 방식으로 자료를 가져옵니다.
먼저, 엑셀에서 엑셀파일을 저장할 때 통합문서로 저장하지 마시고, 엑셀의 [파일]메뉴의 [다른 이름으로 저장]을 선택하고, 저장되는 파일형식을 Microsoft excel 4.0 워크시트 형으로 지정하시고 파일명을 원하시는 대로 입력하고 저장하십시오. 물론 어느 위치 (디렉토리)에 저장되는 지, 기억해두셔야 합니다.
저장하신 다음은 엑셀을 종료하거나 열려진 현재 엑셀 창문을 닫아야 합니다.
그리고 본 프로그램을 실행하여 [파일]메뉴의 [파일 가져오기]-[XLS 파일 가져와서 인명자료에 합치기]를 선택합니다. 그러면 아래와 같은 화면이 나타납니다.
이 화면이 나타나지 않고 에러 메시지가 나오면 본 프로그램의 설치를 잘 못 하신 것입니다. 다시 저희 홈페이지에서 다운로드 받은 설치용 파일을 실행하여 설치하십시오.
위 화면의 빨간 사각형 부분의 [병합할 엑셀파일 불러오기]단추를 클릭하여 엑셀파일을 불러오면 아래와 같이 됩니다.
위와 같이 나오지 않고
에러 메시지가 나오면 MS엑셀이 그 파일을 붙잡고 있는 상태이거나 엑셀에서 워크시트
4.0 형식으로 저장하지 않은 것이 원인입니다.
엑셀에서 다른이름으로 워크시트
4.0형식으로 다시 저장하시고, 엑셀을 종료하십시오.
위 그림에서 빨간 사각형
부분에는 각 열(세로줄)의 필드이름을 지정할 곳입니다.
왼쪽 위의 파란색 사각형
부분에서 아래 세로열의 자료들을 보면서 적절한 필드명을 더블클릭하여 배정해주면
됩니다.
위 그림은 각 필드의 필드명을 배정해주고 있는 장면입니다. 빨간색 타원 부분을 유의하여 보십시오. 왼쪽 위부분에 있는 '성명' '회사' '직위' 라는 필드명은 아래 엑셀파일의 제일 윗줄에 각각 배정되어 있습니다. 중앙의 빨간색 타원부분을 보면 엑셀의 선택막대가 위치해있는데 이 상태에서 왼쪽 위의 '전화'필드를 더블클릭하면 엑셀의 선택막대부분에 '전화'라는 필드명이 배정됩니다.
만일 필요할 때에는 아래 엑셀파일에서 가로줄이나 세로열을 추가하거나 삭제할 수도 있습니다.
엑셀파일의 세로열 가운데 자료가 없는 열이나 필요없는 자료만 있는 열에는 필드명을 배정하지 않으면 붙이기에서 제외됩니다.
필드명 배정이 끝났으면 녹색 사각형 부분의 [병합시작]탭을 클릭하면 다음과 같은 화면이 나옵니다.
빨간색 사각형 부분의 [병합 시작]단추를 클릭하면 다음과 같은 화면이 나오고 [Yes]를 선택하면 진행과정이 나오면서 자료가 합쳐집니다.
데이터의 백업은 프로그램을 사용하는 중 입력한 자료들이 불의의 순간에 파일이 삭제되거나 파일이 내부적으로 망가지는 등의 사고에 대비하기 위하여 현재 사용중인 모든 자료파일들의 복사본을 만들어 두는 것입니다.
1. 자동 백업 저장
본 프로그램은 프로그램 종료시에나 열려진 자료파일이 닫혀지는 순간에 현재 파일들을 자동으로 백업해두는 장치가 있습니다.
[환경설정]메뉴의 [사용자 환경설정]을 선택하면 아래와 같은 화면이 나타납니다.
이 화면에서 빨간 사각형 부분이 자동 백업저장에 대하여 설정하는 곳입니다. 편리하게 사용하기는 두 번째 [파일이 내 컴퓨터에 있을때만 저장한다]에 첵크해두고 사용하는 것이 좋습니다. 이는 네트워크로 연결하여 파일을 열어 사용하는 사용자가 파일을 닫거나 프로그램을 종료할 때에는 백업저장하지 않고, 내 컴퓨터에서 내 컴퓨터에 저장된 파일을 열어 사용하는 사용자가 파일을 닫거나 프로그램을 종료할 때에는 자동으로 백업저장하도록 설정하는 것입니다.
자동으로 백업저장되면 파일이 저장되는 곳은 본 프로그램이 설치된 디렉토리 (C:\program files\jsoft\인명관리v3) 의 하위 디렉토리 (\backup) 속에 저장됩니다. 파일명은 년(2자리)+월(2자리)+일(2자리)+1일순차번호(1-2자리)+.ZIP 입니다. 예를 들어 2001년 10월 3일에 본 프로그램을 세 번 실행하였다가 종료하였다면 backup 디렉토리에는 0110030.ZIP, 0110031.ZIP, 0110032.ZIP 파일이 보일 것입니다. 0110030.ZIP 파일명은 01=년 10=월 03=일 0=그날 순차번호 를 뜻합니다.
2. 수동 백업 저장
[파일]메뉴의 [데이타 백업]-[백업 저장하기]를 선택하면 아래와 같은 화면이 나옵니다.
빨간 사각형 부분의 [클릭]단추를 클릭하면 아래와 같이 어떤 파일명으로 저장할 것인지 묻습니다.
확장자를 제외하고 파일이름만 입력한 후 엔터를 누르거나 [저장]단추를 클릭하면 아래와 같이 백업 저장 화면이 전환됩니다.
파일이름이 지정되었으면 [저장]단추를 클릭하면 아래와 같이 진행화면이 나타납니다.
3. 백업파일 되살리기
위에서 본 자동 백업 저장이나 수동 백업 저장으로 저장된 백업 파일 속에는 백업 저장되는 그 순간의 상태가 모두 저장됩니다. 그 순간까지 저장된 모든 자료들과 설정한 환경들이 모두 저장됩니다. (백업 저장한 그 날짜의 데이터만 저장되는 것이 아니라 그 날까지 저장한 모든 데이터를 포함하여 저장됩니다.)
그러므로 1개월전에 백업저장한 파일을 오늘 되살리면 1개월 전 상태의 자료 내용들을 볼 수 있습니다.
백업 파일을 되살리는 작업은 사용중인 파일에 이상이 생겼거나 망실된 경우와 현재 내용을 그대로 다른 사람이나 다른 장소로 가져가야 할 경우에 사용합니다.
[파일]메뉴의 [데이타 백업]-[백업파일 되살리기]를 선택하면 백업파일 되살리는 화면이 나타납니다.
빨간 사각형 부분의 단추를 클릭하면 아래와 같이 어느 백업파일을 재생할 것인지 묻는 화면이 나옵니다.
위 화면은 윈도우즈의 일반적인 파일열기 대화 상자입니다. 위 화면에서 재생할 백업파일이 있는 위치를 찾아가서 (백업파일 있는 곳을 찾아가는 방법은 위 그림의 파란색 사각형 단추를 클릭하여 디렉토리 이동을 하면 됩니다.) 파일명을 마우스로 더블클릭하면 됩니다. 혹은 재생할 파일을 선택한 후, [열기]단추를 클릭하여도 됩니다. 그러면 화면은 아래와 같이 전환됩니다.
화면에는 위에서 지정한 백업파일명이 입력되었고, 자동으로 압축을 풀 위치(디렉토리)의 이름이 입력됩니다 (위 화면의 녹색 사각형 부분). 아래 그림과 같인 압축을 풀 위치를 다른 이름으로 바꿉니다.
그런 다음, [시작]단추를 클릭하면 아래와 같이 진행화면이 나오면서 백업파일 재생이 완료됩니다.
백업파일이 성공적으로 재생되면 [파일]메뉴의 [파일열기]를 선택하여 재생된 파일(위 그림의 예라면 c:\Program files\jsoft\인명관리v3\회원들2)을 열면 재생된 파일의 내용을 볼 수 있습니다.
스킨 기능은 프로그램 화면의 구성요소들의 색이나 그림을 전혀 새로운 모습으로 전환할 수 있는 기능입니다.
[환경 설정]-[스킨]메뉴를 선택하여 그 하위 메뉴 가운데 하나를 선택하면 화면이 전환됩니다.
