프로그램 시작
본 프로그램은 프로그램을 시작할 때와 파일불러와서 열 때 로그인 화면이 나타나면서 사용자이름과 패스워드를 입력해줄 것을 요구합니다.
(로그인 화면은 프로그램 구입여부/등록여부와 상관없습니다. 본 프로그램은 LAN 등의 네트워크를 통하여 여러사람이 하나의 파일을 동시에 열어서 데이터를 입력하고 수정할 수 있습니다. 그러나 아무나 그 파일을 구조까지 뜯어고치는 등의 작업을 할 수 없도록 파일을 여는 순간 파일을 여는 사용자가 관리자인지 아니면 일반 사용자인지를 구별하기 위하여 로그인 화면을 둔 것입니다. 윈도우즈95/98/ME 등에서도 네트워크로 여러 컴퓨터를 연결하여 사용할 때 윈도우즈 부팅시에 로그인 화면에서 사용자명과 암호를 입력하라는 메시지를 보셨을 것입니다. 그것과 거의 비슷한 의미입니다. 로그인 화면이 번거롭게 느껴지면 <로그인 화면이 귀챦아>를 참고하여 자동로그인 되게 설정하시면 로그인 화면이 나타나지 않습니다.)
프로그램을 설치후 처음
실행하는 것이라면 사용자명에 '관리자'를 입력하고 패스워드에는 '1111'를 입력하고
엔터를 누르면 됩니다.
파일을 만든 사람이나 관리자 자격으로 파일을 열기하려면
사용자명에 '관리자' 를 입력하고, 그렇지 않고 관리자가 파일의 사용을 허락받은
일반 사용자라면 사용자명에 관리자가 허락해준 이름을 입력합니다. 패스워드도 관리자가
허락해준 패스워드를 입력합니다.
관리자는 관리자 자격으로 파일을 연 후에 [파일]메뉴의 [관리자 메뉴]의 [파일 사용자 등록]을 선택하여 사용자의 이름과 패스워드를 입력하거나 수정할 수 있습니다.
관리자는 관리자 자격으로 파일을 연 후에 [파일]메뉴의 [관리자 메뉴]의 [로그인 설정]을 선택하여 자동 로그인 가능하게 설정할 수도 있습니다.
프로그램을 설치후 실행하면 제작자의 샘플파일이 열립니다. 이 파일을 계속 사용하는 것 보다는 자신에게 맞는 상황으로 새로운 파일을 만들어 사용하는 것이 좋습니다.
프로그램을 실행한 후, [파일]메뉴의 [새파일]을 선택하면 아래와 같은 화면이 나옵니다.
이 화면의 상단에 새파일의
위치를 직접 입력해주십시오. 블록지정된 '새이름' 이라는 글자부분만 직접입력해주면
됩니다.
여기서는 본보기로 '길동회원' 이라고 입력합니다. 그리고 [다음단계]단추를
클릭하면 아래 화면이 나옵니다.
이 곳은 인명자료가 저장되는
형식을 만드는 곳입니다.
그림에는 등록일,성명,회사,직위,전화,휴대폰,팩스,주소,우편번호
가 지정되어 있는데 사용자가 원하는대로 새롭게 지정할 수 있습니다.
오른쪽의
필드추가/수정/삭제 등의 단추를 이용하십시오.
왼쪽부분의 [샘플에서 복사]는
미리 제작자가 만들어둔 인명관리의 전형적인 항목들의 샘플을 이용하실 때 사용하십시오.
[기존파일에서 복사]는 이미 만들어진 파일의 성명,회사,직위,전화 등의 항목(필드)구조를
복사해오는 기능입니다.
아래 그림은 [필드추가]단추를 클릭하여 새로운 필드 하나를 추가하는 화면입니다.
위 그림은 필드 하나에 대하여 세부적으로 설정하는 화면입니다.
[한글이름]에는 필드의 한글이름을 입력합니다. [영문이름]과 마찬가지로 같은 필드이름이 두 개 혹은 그 이상이면 안됩니다. 반드시 유일한 이름으로 지정해주어야 합니다.
[형식]은 일반문자,숫자,메뉴선택.... 등에서 하나를 선택하여 입력해주면 됩니다.
"일반문자"는 일반적으로 가장 많이 사용하는 형식입니다. 그 아래 다른 형식이 아니면 일반문자 형식으로 지정해주면 됩니다.
"숫자"는 문자 그대로 숫자데이타를 저장하기 위한 필드입니다. 금액, 횟수, 나이 등의 필드를 만들 때 지정합니다.
"메뉴선택"은 직위,취미,전공,분류,결혼여부..... 등 몇가지 일정한 데이터 가운데 하나를 선택하여 입력하는 형식의 필드에 사용합니다.
아래 그림은 메뉴선택형 필드인 통신망 필드에 입력작업을 하려는 순간 미리 입력해둔 '하이텔' '천리안' .... 등의 단어가 새로운 창문으로 나타나면서 선택을 기다리는 화면입니다.
"날짜"는 날짜 데이터를 저장할 필드에 사용합니다. 등록일자,입금일,입사일,생일... 등에 사용합니다.
"전화번호"는 전화번호가 저장될 필드에 사용합니다. 전화,휴대폰,팩스 등에 사용합니다. 전화번호형식으로 지정하면 나중에 입력화면의 입력란 오른쪽에 전화번호 자동 다이얼링 단추가 나타납니다.
"주소"는 주소를 저장할 필드에 사용합니다. 그 아래의 "우편번호"형식과 함께 짝이 되어 사용되는데 항상 주소필드가 앞(위)이고 우편번호필드가 그 다음이 되어야 합니다. 후에 인명자료를 입력할 때, 주소필드에 동이름(읍/면이름)을 입력하고 Insert 키를 눌러 동이름을 검색하여 보여주면 번지,건물이름 등을 참고하여 선택하여 엔터를 누르면 주소필드에는 전체주소가 입력되고 우편번호 필드에는 그 주소의 우편번호가 자동으로 입력됩니다.
위 화면의 입력란에서 엔터를 눌러 다음칸으로 이동하면서 입력하면 됩니다.
필드를 지정할 때 주의할
점은 ....
1. 필드는 최고 1100개까지 가능합니다.
2. 우편번호 필드는 반드시
주소필드 바로 아래에 있어야 합니다. 그렇지 않으면 주소를 이용한 자동 우편번호
찾기가 안됩니다.
3. 필드를 수백개 만들어도 한글필드명이나 영문필드명을 같은이름으로
지정하면 안됩니다.
4. 특수기능에 중복체크할 필드는 반드시 필드형식이 일반문자나
전화번호,주소 이어야
하고, 일련번호가 매겨질 필드는 반드시 숫자형식이어야 합니다.
5. 날짜형식은
반드시 길이가 10자 이상이어야 합니다.
필드구조(성명,회사,직위,전화.....)를 다 만들었으면 [다음단계로]단추를 클릭하십시오.
위 화면이 나오면 [만들기 시작]단추를 클릭합니다. 그러면 아래와 같이 만들어질 파일의 주인이름과 전화번호 그리고 관리자 자격으로 로그인할 때 필요한 패스워드를 입력해주길 요구하는 화면이 나타납니다.
관리자 패스워드는 가능한 4-8자의 숫자로 입력해주시고, 반드시 외워두셔야 합니다. 만들어질 파일을 사용할 때에는 언제나 필요하며 백업파일을 만들어 저장해두었다가 다음에 백업파일을 되살려 사용하려고 할 때에도 패스워드를 모르면 그 파일을 열 수 없게 됩니다.
이 화면에서 입력되는 작성자 이름과 전화번호는 프로그램 사용중에는 사용되지 않습니다. 혹시 패스워드를 잃어버렸을 경우 파일의 주인을 가려낼 필요가 생기면 사용될 정보입니다.
새파일 만들기의 마지막 화면입니다.
현재 사용중인 파일 외에 이미 만들어져 있는 파일을 불러오기 하여 사용하려면 [파일]메뉴의 [파일열기]를 선택하면 아래와 같은 화면이 나타납니다.
이 화면은 내 컴퓨터의
C: 드라이버와 모든 드라이버의 폴더(디렉토리)를 모두 보여줍니다. 윈도우즈 탐색기의
왼쪽부분과 거의 같습니다.
이곳에서 불러오기할 파일의 위치를 지정하고 [확인]단추를
클릭하면 됩니다.
파일이 열리면 처음 실행시와 같은 로그인 화면이 나오게 됩니다. 로그인 화면이 나오면 열리는 파일의 관리자가 허락해준 사용자이름으로 로그인 하면 됩니다.
만일, 사용할 파일이
네트워크 상의 다른 컴퓨터에 있다면 화면의 폴더창의 제일 아래부분의 [네트워크
환경]부분을 이용하여 다른 컴퓨터를 찾아가면 됩니다.
하나의 파일을 여러대의
컴퓨터에서 공유하여 동시에 사용하려면 한 대의 컴퓨터에 자료파일을 생성해두고
다른 컴퓨터에 그 파일을 열기하면 됩니다.
여러 컴퓨터에서 하나의 파일을 공유하여
사용하려 할 때에 같은 사용자 이름으로 로그인 할 수 없습니다.
한번 사용했던 파일은 [파일]메뉴의 [최근 파일 다시 열기]메뉴에 등록되어 언제든지 쉽고 빠르게 파일열기를 할 수 있습니다.
만일 사용자가 만든 파일의 필드구조(성명,주소,전화번호....)를 수정하여 새로운 필드(휴대폰번호나 직장명,직장주소 등)를 추가하거나 기존의 무슨 필드를 삭제하는 등의 필드구조 수정을 원한다면 [파일]메뉴의 [파일구조(필드) 수정]을 선택하시면 됩니다.
새파일만들기 할 때와
동일한 방법으로 필드를 추가하거나 수정,삭제하신 후, [적용]단추를 클릭하면 됩니다.
(새파일만들기
참조)
주의 할 점은 기존에 직위라는 필드에 인물의 직위정보를 입력해두었는데 필드수정하면서 직위필드를 삭제하고 [적용]하였다면 직위필드의 기존의 내용은 없어지고 백업파일을 되살리지 않는다면 직위정보는 다시 볼 수 없습니다.
자료를 입력하는 화면은
사용자의 작업능률에 아주 중요한 부분입니다.
자료를 입력하는 화면을 자신의
취향에 맞게 수정하려면 [파일]메뉴의 [입력화면 필드 위치 조절]메뉴를 선택하면
각 필드들의 위치와 크기를 조절할 수 있는 아래 그림과 같은 화면이 나옵니다.
위 그림은 우편번호 필드의 위치를 조절하고 있는 화면입니다. 필드입력란이나 필드이름문자를 마우스로 끌기(드래그)하면 됩니다.
필드입력란의 크기조절은 마우스로 한번 클릭하면 아래 왼쪽 그림과 같이 필드입력란 주위에 8개의 점이 생깁니다. 이들 점을 마우스로 끌기(드래그)하면 크기가 조절됩니다.
→
이 화면에서 여러개의 필드입력란이나 문자를 동시에 선택하여 위치조절을 할 수 있습니다. 아래 그림과 같이 왼쪽위 빈 바탕에서부터 오른쪽아래로 마우스로 끌기(드래그)하면 경계선이 나타나며 이 경계선이 미치는 모든 개체들이 선택됩니다.
그리고 하나 하나 선택하여 다중선택하려면 Shift 키를 누른채로 각 개체를 마우스로 클릭하면 됩니다.
이렇게 다중선택한 다음, 위치를 조절할 수 있으며, 마우스 오른쪽 단추를 눌러 선택된 개체들을 오른쪽으로 왼쪽으로 끝을 맞출 수 있습니다.
조절이 끝나면 바탕에 마우스 오른쪽 단추를 클릭하여 [저장하고 닫기]메뉴를 선택하면 됩니다.
